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Abmahnung schreiben: Warum jede zweite Abmahnung vor Gericht keinen Bestand hat
Vier Vorwürfe in einem Schreiben. Drei stimmen, einer lässt sich nicht beweisen. Ergebnis: Die Abmahnung ist komplett unwirksam.
Das ist der häufigste Fehler beim Abmahnen, und er entsteht aus Bequemlichkeit.
Wer alles zusammenfasst, was sich angesammelt hat, macht die Abmahnung angreifbar. Und mit ihr die verhaltensbedingte Kündigung, die Monate später darauf aufbauen soll.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Abmahnung muss Rüge, Warnung und Dokumentation zugleich leisten
- Ein Vorwurf, eine Abmahnung. Bei mehreren Verstößen fällt die ganze Abmahnung, wenn einer nicht trägt
- Der Sachverhalt muss konkret beschrieben sein: wer, wann, was genau
- Die Kündigungsandrohung muss unmissverständlich sein. Floskeln genügen nicht
- Zu viele folgenlose Abmahnungen schwächen die Warnfunktion und können eine Kündigung blockieren
Die drei Funktionen einer Abmahnung
Das Arbeitsrecht kennt keine eigene Vorschrift, die regelt, wie eine Abmahnung auszusehen hat. Die Anforderungen hat das Bundesarbeitsgericht über Jahrzehnte entwickelt. Drei Funktionen müssen zugleich erfüllt sein.
| Funktion | Was das bedeutet |
|---|---|
| Rügefunktion | Der konkrete Pflichtverstoß wird benannt und als nicht akzeptabel gekennzeichnet |
| Warnfunktion | Es wird deutlich, dass bei Wiederholung das Arbeitsverhältnis auf dem Spiel steht |
| Dokumentationsfunktion | Im Streitfall dient sie als Nachweis, dass der Mitarbeitende gewarnt wurde |
Fehlt die Warnfunktion, liegt keine Abmahnung vor, sondern eine Ermahnung. Die ist als Führungsinstrument völlig legitim, taugt aber nicht als Vorstufe einer Kündigung.
| Ermahnung | Abmahnung | |
|---|---|---|
| Inhalt | Hinweis auf das Fehlverhalten | Hinweis plus Androhung von Konsequenzen |
| Personalakte | Muss nicht hinein | Gehört üblicherweise hinein |
| Wirkung für Kündigung | Keine | Vorstufe der verhaltensbedingten Kündigung |
| Wann sinnvoll | Erstmaliges, leichteres Fehlverhalten | Wiederholung oder erhebliches Fehlverhalten |
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Fehler 1: die Sammelabmahnung
Der Klassiker. Über Wochen sammelt sich etwas an, dann wird alles in ein Schreiben gepackt. Die Rechtsprechung ist hier deutlich: Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und erweist sich im Prozess auch nur einer als unhaltbar, ist die gesamte Abmahnung unwirksam.
Ein Beispiel, das in dieser Form riskant wäre:
„Sie sind am 3. März 30 Minuten zu spät zur Arbeit erschienen. Aus der Mittagspause kamen Sie mit 15 Minuten Verspätung zurück. Am darauffolgenden Tag kamen Sie erneut 20 Minuten zu spät und am übernächsten Tag haben Sie ohne Erlaubnis 30 Minuten zu früh Feierabend gemacht."
Darin stecken vier eigenständige Pflichtverletzungen. Lässt sich eine davon nicht beweisen, etwa weil der Mitarbeitende an dem Tag nachweislich einen genehmigten Termin hatte, fällt die Abmahnung insgesamt.
💡 Der Verbentest
Eine einfache Prüfmethode: Gehen Sie Ihren Entwurf durch und markieren Sie jedes Verb, das eine Handlung des Mitarbeitenden beschreibt. Jede Handlung ist in der Regel eine eigene Pflichtverletzung und gehört in eine eigene Abmahnung. Im Beispiel oben sind es vier: erschienen, zurückgekommen, zu spät gekommen, Feierabend gemacht. Also vier Abmahnungen. Eine Ausnahme gilt für gleichartige Verstöße in engem zeitlichem Zusammenhang, etwa mehrere Unpünktlichkeiten in derselben Woche. Die dürfen zusammengefasst werden, wenn sie einwandfrei ermittelt sind.
Fehler 2: zu unbestimmte Vorwürfe
Die Rügefunktion verlangt, dass das beanstandete Verhalten so genau beschrieben wird, dass der Mitarbeitende weiß, was gemeint ist, und ein Gericht es überprüfen kann. Formulierungen wie „Sie kommen wiederholt zu spät" oder „Ihre Arbeitsleistung ist unzureichend" erfüllen das nicht.
| Unbestimmt | Konkret |
|---|---|
| „Sie kommen häufig zu spät" | „Am 3. März 2027 erschienen Sie um 8:35 Uhr statt um 8:00 Uhr" |
| „Ihre Arbeitsqualität lässt nach" | „In den Angeboten vom 3. und 7. März fehlten die vereinbarten Zahlungsbedingungen" |
| „Sie halten Absprachen nicht ein" | „Der am 1. März vereinbarte Bericht lag am 5. März nicht vor" |
| „Ihr Verhalten gegenüber Kollegen ist inakzeptabel" | „Am 3. März sagten Sie in der Teamsitzung wörtlich zu Frau X .." |
Ein Sonderfall betrifft die Leistung. Wenn Sie mangelhafte Arbeitsleistung rügen, müssen Sie angeben, woran sich die verlangte Leistung bemisst. Ohne diese Bezugsgröße bleibt unklar, was der Mitarbeitende künftig anders machen soll.
Fehler 3: eine zu weiche Warnung
Die Warnfunktion ist erfüllt, wenn für den Mitarbeitenden erkennbar ist, dass Sie sich im Wiederholungsfall von ihm trennen wollen. Höfliche Andeutungen reichen dafür nicht.
- Nicht ausreichend: „Wir bitten Sie, Ihr Verhalten zu überdenken", „Wir sehen uns genötigt, weitere Schritte zu prüfen", „Wir erwarten künftig eine Besserung"
- Ausreichend: „Im Wiederholungsfall werden wir das Arbeitsverhältnis kündigen", oder mit klarem Bezug auf arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Beendigung
Die sichere Variante ist, das Wort Kündigung ausdrücklich zu verwenden. Teile der Rechtsprechung lassen auch den Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen genügen, solange die Trennungsabsicht erkennbar wird. Wer auf Nummer sicher gehen will, formuliert deutlich.
Abmahnung schreiben: Aufbau und Muster
Abmahnung
Sehr geehrter Herr [Nachname],
am [Datum] waren Sie laut Dienstplan ab [Uhrzeit] zur Arbeitsleistung verpflichtet. Sie erschienen erst um [Uhrzeit] am Arbeitsplatz. Eine Abmeldung oder Mitteilung über Ihre Verspätung erfolgte nicht.
Damit haben Sie gegen Ihre arbeitsvertragliche Pflicht verstoßen, die vereinbarte Arbeitszeit einzuhalten (§ [Ziffer] Ihres Arbeitsvertrags vom [Datum]).
Wir fordern Sie auf, künftig pünktlich zum vereinbarten Arbeitsbeginn am Arbeitsplatz zu erscheinen und uns unverzüglich zu informieren, falls Ihnen dies im Einzelfall nicht möglich ist.
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass wir im Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnis kündigen werden.
Eine Kopie dieses Schreibens nehmen wir zu Ihrer Personalakte.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Unterschrift]
Der Aufbau folgt immer derselben Reihenfolge: Sachverhalt, verletzte Pflicht, Aufforderung für die Zukunft, Androhung. Bei Fast Match raten wir dazu, den Entwurf einen Tag liegen zu lassen und dann noch einmal zu lesen. Vieles, was im Ärger formuliert wurde, hält der eigenen Prüfung am nächsten Morgen nicht stand. Wer eine Vorlage für Arbeitgeber nutzt, sollte sie in genau dieser Reihenfolge prüfen. Interne Formulare für verschiedene Delikte sind praktisch, bergen aber die Gefahr, dass Textbausteine stehen bleiben, die nicht zum Fall passen.
Form und Zuständigkeit
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Muss die Abmahnung schriftlich sein? | Rechtlich nicht zwingend, praktisch unverzichtbar. Ohne Schriftstück fehlt der Nachweis |
| Wer darf abmahnen? | Wer zur Ausübung des Direktionsrechts befugt ist. Eine Führungskraft ohne diese Befugnis macht die Abmahnung angreifbar. Klären Sie das bei der Besetzung von Führungspositionen von Anfang an |
| Muss der Betriebsrat angehört werden? | Nein. Anders als bei einer Kündigung ist keine Anhörung erforderlich. Der Mitarbeitende kann ein Betriebsratsmitglied aber hinzuziehen |
| Muss der Mitarbeitende unterschreiben? | Nein. Eine Unterschrift ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Sinnvoll ist eine Empfangsbestätigung, die ausdrücklich nur den Erhalt bestätigt |
| Gibt es eine Frist? | Keine gesetzliche. Das Recht zur Abmahnung kann jedoch verwirken, wenn zu lange nichts geschieht. Reagieren Sie deshalb zeitnah |
Zur Frist noch ein praktischer Hinweis: Auch wenn keine feste Grenze existiert, wirkt eine Abmahnung Wochen nach dem Vorfall schwach. Der Zusammenhang zwischen Verhalten und Reaktion geht verloren, und der Mitarbeitende kann argumentieren, so gravierend sei es offenbar nicht gewesen.
Wann Sie vorher anhören müssen
Eine förmliche Anhörungspflicht wie bei einer Verdachtskündigung besteht nicht. Bei strittigem Sachverhalt ist ein Gespräch vorher trotzdem dringend zu empfehlen, insbesondere wenn Aussage gegen Aussage steht.
Der Grund ist praktisch: Sie tragen die Darlegungs und Beweislast für den Vorwurf. Wenn sich im Prozess herausstellt, dass es eine naheliegende Erklärung gab, die Sie nie erfragt haben, steht die Abmahnung schlecht da. Ein kurzes Personalgespräch vorab kostet zwanzig Minuten und klärt oft, dass gar keine Abmahnung nötig ist.
Fehler 4: zu viele Abmahnungen
Das klingt widersprüchlich, ist aber gefährlich. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Warnfunktion erheblich abgeschwächt werden kann, wenn ein Arbeitgeber bei ständig neuen Pflichtverletzungen immer wieder nur mit Kündigung droht, ohne jemals Konsequenzen folgen zu lassen.
Im Ergebnis kann das dazu führen, dass Sie nicht mehr berechtigt sind zu kündigen, obwohl fünf Abmahnungen vorliegen. Der Mitarbeitende durfte darauf vertrauen, dass es bei Ankündigungen bleibt.
⚠️ Wie viele Abmahnungen vor der Kündigung?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Die verbreitete Annahme, es müssten drei sein, steht nirgends im Gesetz. Entscheidend ist die Schwere des Verstoßes: Bei erheblichen Pflichtverletzungen kann eine einzige Abmahnung genügen, bei Bagatellen reichen auch fünf nicht. Wichtiger als die Anzahl ist die Konsequenz. Wenn Sie eine Kündigung androhen, müssen Sie im Wiederholungsfall bereit sein, sie auszusprechen. Andernfalls entwerten Sie jede weitere Abmahnung. Klären Sie deshalb vorher intern, ob Sie diesen Schritt wirklich gehen würden.
Sonderfall: Abmahnung wegen Krankheit
Krankheit selbst kann nicht abgemahnt werden. Niemand verletzt eine Pflicht, indem er krank wird. Abmahnbar sind aber Verstöße gegen die Nebenpflichten rund um die Krankmeldung:
- Die Arbeitsunfähigkeit wird nicht unverzüglich mitgeteilt
- Die Bescheinigung wird nicht rechtzeitig vorgelegt, obwohl sie verlangt wurde
- Tätigkeiten während der Krankschreibung, die der Genesung erkennbar entgegenstehen
Wichtig ist die saubere Trennung. Eine Abmahnung mit dem Vorwurf, jemand sei zu häufig krank, ist unwirksam und kann als Benachteiligung gewertet werden.
Was danach passiert
Der Mitarbeitende kann auf eine Abmahnung unterschiedlich reagieren. Rechnen Sie mit drei Wegen.
- Gegendarstellung. Sie muss zur Personalakte genommen werden und dort verbleiben. Sie dürfen sie weder kommentieren noch aussortieren
- Aufforderung zur Entfernung. Wenn der Vorwurf unzutreffend oder die Abmahnung fehlerhaft ist. Prüfen Sie das ernsthaft, statt reflexhaft abzulehnen
- Klage auf Entfernung. Möglich ohne feste Frist, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Nach dessen Ende besteht ohnehin regelmäßig ein Löschanspruch
Bemerkenswert ist eine Feinheit: Ist eine Abmahnung mit mehreren Gründen nur teilweise berechtigt, muss sie vollständig aus der Personalakte entfernt werden. Hinsichtlich der zutreffenden Vorwürfe kann sie ihre Warnfunktion trotzdem behalten. Verlassen sollte man sich darauf allerdings nicht.
Der Blick dahinter
Abmahnungen sind ein rechtliches Instrument, aber sie entstehen aus einer Führungssituation. Bei Fast Match hören wir in Kandidatengesprächen regelmäßig von Abmahnungen, und die Schilderungen ähneln sich stark: Es gab vorher kein Gespräch, die Erwartung war nie klar formuliert, und die Abmahnung kam als Überraschung.
Das macht sie rechtlich nicht unwirksam, aber personalpolitisch teuer. Wer abgemahnt wird, ohne vorher gehört worden zu sein, sucht in der Regel innerhalb weniger Monate etwas Neues, gerade im Finance und IT Bereich mit ihren kurzen Wechselzyklen. Häufig sind das nicht die Leute, die man ohnehin loswerden wollte.
Prüfen Sie deshalb vor jeder Abmahnung zwei Fragen: Wurde die Erwartung jemals klar kommuniziert? Und gab es ein Gespräch, in dem das Thema angesprochen wurde? Wenn beides mit Nein zu beantworten ist, beginnt der Prozess besser mit einem Mitarbeitergespräch als mit einem Schreiben.
Fazit: Ein Vorwurf, ein Schreiben, eine klare Ansage
Die meisten Abmahnungen scheitern nicht an schwierigen Rechtsfragen, sondern an drei vermeidbaren Fehlern: zu viele Vorwürfe in einem Schreiben, zu unbestimmte Beschreibung, zu weiche Warnung. Wer je Pflichtverletzung eine eigene Abmahnung schreibt, den Sachverhalt mit Datum und Uhrzeit benennt und die Kündigung ausdrücklich androht, hat das Wesentliche erledigt.
Und wenn sich die Konflikte häufen, lohnt der Blick auf die Struktur. Fast Match besetzt HR Positionen, in denen genau solche Themen sauber aufgesetzt werden. Als Personalberatung für mittelständische Unternehmen von München aus bundesweit.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung?
Die Ermahnung weist auf ein Fehlverhalten hin, ohne Konsequenzen anzudrohen. Die Abmahnung enthält zusätzlich die Warnung, dass bei Wiederholung das Arbeitsverhältnis auf dem Spiel steht. Nur die Abmahnung erfüllt damit die Warnfunktion und kann als Vorstufe einer verhaltensbedingten Kündigung dienen. Fehlt die Androhung, liegt trotz aller Eindringlichkeit nur eine Ermahnung vor.
Warum sind Sammelabmahnungen riskant?
Weil eine Abmahnung nach der Rechtsprechung bereits dann insgesamt unwirksam ist, wenn sie mehrere Vorwürfe enthält und sich auch nur einer davon als unhaltbar erweist. Deshalb sollte für jede Pflichtverletzung eine eigene Abmahnung ausgesprochen werden. Eine Ausnahme gilt für gleichartige Verstöße in engem zeitlichem Zusammenhang, etwa mehrere Unpünktlichkeiten innerhalb weniger Tage.
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?
Es gibt keine gesetzliche Mindestzahl. Die verbreitete Annahme, es seien drei erforderlich, trifft nicht zu. Entscheidend ist die Schwere der Pflichtverletzung: Bei erheblichen Verstößen kann eine Abmahnung ausreichen, bei geringfügigen auch mehrere nicht. Problematisch wird es, wenn wiederholt Kündigung angedroht wird, ohne dass jemals Konsequenzen folgen, weil dadurch die Warnfunktion abgeschwächt wird.
Muss der Arbeitnehmer die Abmahnung unterschreiben?
Nein. Eine Unterschrift ist keine Voraussetzung für die Wirksamkeit. Der Mitarbeitende kann sie verweigern, ohne dass das Folgen hätte. Sinnvoll ist eine Empfangsbestätigung, die ausdrücklich nur den Erhalt des Schreibens dokumentiert und keine inhaltliche Zustimmung. Alternativ kann die Übergabe vor einem Zeugen erfolgen.
Muss der Betriebsrat vor einer Abmahnung angehört werden?
Nein. Anders als bei einer Kündigung nach § 102 BetrVG besteht keine Anhörungspflicht. Der betroffene Mitarbeitende kann jedoch ein Betriebsratsmitglied zu einem Gespräch hinzuziehen und sich bei Beschwerden an den Betriebsrat wenden.
Kann man wegen Krankheit abgemahnt werden?
Die Erkrankung selbst ist nicht abmahnbar, weil sie keine Pflichtverletzung darstellt. Abgemahnt werden können jedoch Verstöße gegen Nebenpflichten, etwa eine verspätete oder unterbliebene Krankmeldung, die nicht rechtzeitig vorgelegte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder genesungswidriges Verhalten während der Krankschreibung.
Quellen
Handwerksblatt 2024: Unwirksamkeit von Sammelabmahnungen bei nur einem unhaltbaren Vorwurf (LAG Köln, 12.08.2005, 4 Sa 412/05), Abschwächung der Warnfunktion bei folgenlosen Drohungen (BAG 15.11.2001, 2 AZR 609/00 und BAG 16.09.2004, 2 AZR 406/03). handwerksblatt.de
Rechtsanwalt Bach 2025: Rüge und Warnfunktion als Wirksamkeitsvoraussetzung, Verhältnismäßigkeit (BAG 23.06.2009, 2 AZR 606/08), Entfernung bei nur teilweise berechtigten Gründen (BAG 19.02.2009, 2 AZR 603/07), Verwirkung des Abmahnungsrechts. rechtsanwalt-bach.de
Daniel Weigert 2025: Der Verbentest zur Erkennung mehrerer Pflichtverletzungen, Beispiel einer riskanten Sammelabmahnung, fehlende Konkretisierung als häufigster Mangel. danielweigert.de
onlinebilanz 2026: Unwirksamkeitsgründe im Überblick, Anforderungen an die Kündigungsandrohung, unzureichende Floskeln, Abmahnungsbefugnis, § 314 Abs. 2 BGB. onlinebilanz.de
starke-jobs 2026: Die drei Funktionen Rüge, Warnung und Dokumentation, Anhörung bei strittigem Sachverhalt, keine Unterschriftspflicht, Unzulässigkeit der Kritik an Privatverhalten. starke-jobs.com
Dr. Hildebrandt: Anforderungen an die Warnfunktion, Abgrenzung zur unverbindlichen Ermahnung, notwendige Angabe der Bezugsgröße bei mangelhafter Arbeitsleistung. dr-hildebrandt.de
