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Personalakte: Was hineingehört, was verboten ist und wie lange Sie aufbewahren müssen
Die Abmahnung von 2019 liegt noch in der Akte. Nach zwei Jahren verfällt sie doch, oder? Nein. Eine automatische Verfallsfrist existiert nicht.
Das ist einer der hartnäckigsten Irrtümer in der Personalpraxis, und er wirkt in beide Richtungen.
Denn während viele glauben, alte Einträge lösen sich von selbst auf, übersehen sie die Gegenrichtung: Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht regelmäßig ein Anspruch auf Löschung, den ehemalige Mitarbeitende erfolgreich einklagen.
Das Wichtigste in Kürze
- Beschäftigte dürfen nach § 83 BetrVG jederzeit Einsicht nehmen, ohne Angabe von Gründen
- Eine Gegendarstellung muss auf Verlangen in die Akte aufgenommen werden
- Abmahnungen haben keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist und verfallen nicht automatisch
- Nach dem Austritt besteht meist ein Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO
- Bei Wechsel innerhalb einer Unternehmensgruppe darf die Akte nicht weitergegeben werden
Was in die Personalakte gehört
Eine gesetzliche Definition, was eine Personalakte enthalten muss, gibt es nicht. Der Umfang ergibt sich indirekt aus § 83 BetrVG und aus dem, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Üblich ist folgende Gliederung.
| Bereich | Dokumente |
|---|---|
| Eintritt | Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Personalfragebogen |
| Vertrag | Arbeitsvertrag, Nachträge, Änderungsvereinbarungen, Zielvereinbarungen, Nebentätigkeitsgenehmigungen |
| Entgelt | Lohnkonto, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Pfändungen, betriebliche Altersversorgung. In Unternehmen mit eigener Lohnbuchhaltung liegt dieser Teil oft getrennt |
| Verlauf | Beurteilungen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Fortbildungsnachweise, Versetzungen, Beförderungen |
| Fehlzeiten | Urlaubsanträge, Nachweise der Arbeitsunfähigkeit ohne Diagnose, Elternzeit, Sonderurlaub |
| Konflikte | Abmahnungen, Ermahnungen, Gegendarstellungen |
| Austritt | Kündigung oder Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis, Abrechnung, Rückgabeprotokolle |
Die Form spielt rechtlich keine Rolle. Ob Papier, digitale Personalakte oder eine hybride Lösung, alle Pflichten und Fristen gelten unabhängig vom Medium.
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Was nicht hineingehört
Hier entstehen die teuersten Fehler, weil sie meist unbemerkt bleiben, bis jemand Einsicht verlangt.
| Nicht zulässig | Warum |
|---|---|
| Diagnosen und Befunde | Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit gehört in die Akte, die Diagnose nicht |
| Private Notizen von Führungskräften | Persönliche Eindrücke, Gesprächsmitschriften ohne Kenntnis des Betroffenen oder Wertungen ohne Anlass haben dort nichts zu suchen |
| Antworten auf unzulässige Fragen | Schwangerschaft, Familienplanung, Religion, Parteizugehörigkeit oder Gewerkschaftsmitgliedschaft |
| Unbelegte Vorwürfe | Beschwerden Dritter ohne Prüfung, Gerüchte oder anonyme Hinweise |
| Daten aus der Leistungsüberwachung | Auswertungen aus Systemen, die zur Verhaltenskontrolle geeignet sind, ohne entsprechende Rechtsgrundlage |
| Unterlagen anderer Beschäftigter | Auch dann nicht, wenn sie denselben Vorgang betreffen |
Ein Sonderfall betrifft Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten. Sie gehören nicht in ein dauerhaftes Archiv, sondern werden nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sobald mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nicht mehr geltend gemacht werden können. Wer Unterlagen für spätere Vakanzen behalten möchte, braucht dafür eine Einwilligung.
Das Einsichtsrecht: weiter, als viele denken
Nach § 83 Abs. 1 BetrVG dürfen Beschäftigte jederzeit und ohne Angabe von Gründen Einsicht in ihre Personalakte nehmen. Das gilt für Papierakten ebenso wie für elektronische. Drei Punkte werden dabei regelmäßig unterschätzt.
- Kopien sind erlaubt. Beschäftigte dürfen Abschriften anfertigen oder mit dem Smartphone fotografieren. Einsicht und Vervielfältigung finden allerdings im Unternehmen statt, die Akte darf nicht mitgenommen werden
- Ein Betriebsratsmitglied darf hinzugezogen werden. Es unterliegt dabei der Verschwiegenheitspflicht
- Das Recht besteht nach dem Austritt fort. Auch ehemalige Beschäftigte können Einsicht und Auskunft verlangen, solange die Akte existiert
Hinzu kommt der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO, der binnen eines Monats zu beantworten ist. Der Begriff der personenbezogenen Daten wird von der Rechtsprechung weit ausgelegt, sowohl vom Bundesgerichtshof als auch vom Europäischen Gerichtshof. Eine abschließende Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts steht noch aus.
⚠️ Was passiert, wenn Sie das Einsichtsrecht ignorieren
Wer Auskunftsansprüche nach der DSGVO oder Einsichtsrechte nach § 83 BetrVG unbeantwortet lässt, riskiert mehr als Ärger: Bußgelder nach Art. 83 DSGVO, Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO, und zwar ausdrücklich auch für immaterielle Schäden. In der Praxis werden solche Ansprüche häufig im Zusammenhang mit einer Kündigungsschutzklage geltend gemacht, weil sie den Verhandlungsdruck erhöhen. Richten Sie deshalb einen festen Prozess ein: Wer nimmt Anfragen entgegen, wer prüft die Akte, wer antwortet innerhalb der Monatsfrist.
Die Gegendarstellung
Ist ein Mitarbeitender mit einem Eintrag nicht einverstanden, kann er nach § 83 Abs. 2 BetrVG verlangen, dass eine Erklärung zur Akte genommen wird. Sie muss dort dauerhaft verbleiben. Sie dürfen die Gegendarstellung weder kommentieren noch aussortieren. Wird der beanstandete Eintrag später entfernt, geht die Gegendarstellung mit.
Abmahnungen: der Zwei Jahres Mythos
Die verbreitete Annahme, eine Abmahnung verfalle nach zwei oder drei Jahren automatisch, ist falsch. Das deutsche Arbeitsrecht kennt keine fixe Frist. Ob eine Abmahnung noch in der Akte bleiben darf, richtet sich nach ihrer Warnfunktion und nach datenschutzrechtlichen Grundsätzen.
Solange das Arbeitsverhältnis läuft und der gerügte Vorwurf noch Bedeutung für künftige Entscheidungen haben kann, ist die Aufbewahrung in der Regel zulässig. Mit zunehmendem zeitlichem Abstand und beanstandungsfreiem Verhalten schwindet dieser Zweck allerdings.
Deutlich klarer ist die Lage nach dem Austritt. Arbeitsgerichte haben mehrfach entschieden, dass ehemalige Beschäftigte nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO die Löschung verlangen können. Die Begründung: Der Zweck der Abmahnung, nämlich die Warnung vor einer möglichen Kündigung, hat sich mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses erledigt. Sie dient auch nicht mehr der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, und gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Abmahnungen existieren nicht.
💡 Wie Sie mit alten Abmahnungen umgehen
Führen Sie eine jährliche Sichtung ein, am besten gekoppelt an einen ohnehin bestehenden Termin. Drei Fragen genügen pro Eintrag: Ist der gerügte Sachverhalt für künftige Entscheidungen noch relevant? Gab es seither vergleichbare Vorfälle? Wie lange liegt der Vorgang zurück? Wenn die Antworten nein, nein und mehr als zwei bis drei Jahre lauten, entfernen Sie die Abmahnung von sich aus. Das kostet nichts, nimmt späteren Löschverlangen den Wind aus den Segeln und wirkt intern deutlich besser, als wenn der Mitarbeitende darum bitten muss.
Personalakte Aufbewahrungsfrist: Was wie lange bleibt
Es gibt keine einheitliche Frist für die gesamte Akte. Stattdessen gelten unterschiedliche Fristen je nach Dokumentart, und die längste bestimmt, wann die Akte insgesamt vernichtet werden darf.
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonten und Entgeltunterlagen | 6 Jahre | Steuerrecht |
| Beitragsunterlagen zur Sozialversicherung | Bis zur nächsten Betriebsprüfung, in der Praxis mehrjährig | SGB IV |
| Arbeitszeitnachweise | Mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Vertragsunterlagen nach Beendigung | In der Regel 3 Jahre | Regelmäßige Verjährung |
| Abmahnungen | Keine gesetzliche Frist, Löschanspruch nach Austritt | Art. 17 DSGVO |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | Wenige Monate nach Verfahrensende | AGG Fristen |
| Unterlagen mit Bezug zu Gefahrstoffen | Sehr lange, teils Jahrzehnte | Arbeitsschutzrecht |
Wichtig ist der Grundsatz dahinter: Die Datenschutzgrundverordnung erlaubt die Speicherung nur, solange ein Zweck besteht. Eine Aufbewahrung für alle Fälle ist damit nicht zulässig. Umgekehrt gilt: Solange eine gesetzliche Pflicht besteht, geht sie dem Löschanspruch vor.
Personalakte löschen: Was nach dem Austritt zu tun ist
- Akte trennen. Unterlagen ausgeschiedener Beschäftigter gehören getrennt von der aktiven Belegschaft aufbewahrt, mit eigenem Zugriffskonzept
- Aussortieren, was keiner Frist unterliegt. Abmahnungen, Beurteilungen, interne Vermerke und Gesprächsnotizen haben keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht
- Löschtermin setzen. Orientiert an der längsten geltenden Frist, mit Wiedervorlage
- Vor der Vernichtung prüfen, ob laufende Verfahren, Ansprüche oder andere Pflichten entgegenstehen
- Löschung dokumentieren. Datum, betroffene Dokumente, Rechtsgrundlage. Die DSGVO verlangt nicht nur die Löschung, sondern auch deren Nachweis
Digitale Personalakte: Wo sie wirklich hilft
Rechtlich macht die Form keinen Unterschied. Praktisch schon, und zwar an drei Stellen.
| Anforderung | Papier | Digital |
|---|---|---|
| Löschfristen einhalten | Manuelle Wiedervorlage, wird regelmäßig vergessen | Automatisierte Fristen je Dokumentart |
| Zugriffsrechte | Wer den Schlüssel hat, sieht alles | Rollenbasiert, Entgelt getrennt von Beurteilungen |
| Auskunft nach Art. 15 DSGVO | Aktenordner sichten, Tage Aufwand | Export in Minuten |
| Nachweis der Löschung | Schwierig | Protokoll automatisch |
Der zweite Punkt wird häufig unterschätzt. In vielen Mittelständlern liegt die gesamte Akte in einem Schrank, zu dem mehrere Personen Zugang haben. Damit sieht die Assistenz, die eine Adressänderung einträgt, auch die letzte Beurteilung und das Gehalt. Das ist datenschutzrechtlich nicht haltbar und intern eine der häufigsten Quellen für Vertrauensverlust. Bei Fast Match hören wir von Kandidaten regelmäßig, dass im alten Unternehmen bekannt war, wer was verdient. Das kommt selten aus der Lohnbuchhaltung, meist aus einem Aktenschrank mit zu vielen Schlüsseln.
Der Sonderfall Unternehmensgruppe
Wechselt jemand von einer Gesellschaft zu einer anderen innerhalb derselben Gruppe, darf die Personalakte nicht einfach mitgehen. Rechtlich handelt es sich um zwei verschiedene Verantwortliche im Sinne der DSGVO. In der Regel ist beim aufnehmenden Unternehmen eine neue Akte anzulegen.
Bei Fast Match begegnet uns das häufiger bei Kandidaten aus Konzernstrukturen, die annehmen, ihre Historie sei überall bekannt. Für Sie als aufnehmendes Unternehmen bedeutet es schlicht: Sie beginnen bei null und dokumentieren ab dem ersten Tag selbst. Das gilt auch bei der Besetzung von Führungspositionen, bei denen Personalakten teils über Jahrzehnte gewachsen sind.
Was Sie in der Praxis regeln sollten
- Struktur festlegen. Eine einheitliche Gliederung für alle Akten, damit bei einem Einsichtsverlangen nicht erst sortiert werden muss. Ein internes Muster mit festen Registern reicht dafür aus, eine Softwarelösung ist nicht zwingend
- Zugriffsrechte definieren. Wer sieht was, und warum. Entgeltdaten brauchen nicht dieselbe Zugriffsgruppe wie Urlaubsanträge
- Verantwortlichkeit klären. Wer legt Dokumente ab, wer entscheidet über Aufnahme und Entfernung. In kleinen Unternehmen ist das oft niemand, und dann macht es jeder anders
- Einsichtsprozess dokumentieren. Wie ein Mitarbeitender Einsicht bekommt, in welchem Zeitraum, in welchem Raum
- Löschroutine einrichten. Einmal jährlich, mit Checkliste und Protokoll
Der dritte Punkt ist erfahrungsgemäß der kritischste. In vielen Mittelständlern führt die Geschäftsführung die Akten selbst oder delegiert sie an eine Assistenz ohne HR Hintergrund. Spätestens wenn ein Auskunftsersuchen kommt oder eine Kündigung streitig wird, zeigt sich, ob die Ablage einer Prüfung standhält. Eine Besetzung im HR Bereich mit Erfahrung in Datenschutz und Aktenführung zahlt sich hier schneller aus als gedacht.
Fazit: Ordnung schützt vor Ansprüchen
Die Personalakte ist kein Archiv, sondern ein Arbeitsmittel mit Ablaufdatum. Was hineingehört, ist selten strittig. Problematisch wird, was liegen bleibt: Abmahnungen ohne Zweck, Notizen ohne Grundlage, Unterlagen ausgeschiedener Mitarbeitender ohne Frist.
Eine jährliche Sichtung und ein klares Zugriffskonzept lösen den größten Teil davon. Das ist ein Nachmittag Arbeit pro Jahr und erspart im Konfliktfall deutlich mehr.
Fast Match besetzt HR Positionen, in denen genau diese Themen zusammenlaufen: Aktenführung, Datenschutz, Vertragsgestaltung. Als Personalberatung für mittelständische Unternehmen von München aus bundesweit.
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in die Personalakte?
Alle Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Nachträge, Zeugnisse, Lohnkonto und Abrechnungen, Beurteilungen, Fortbildungsnachweise, Urlaubsanträge, Nachweise der Arbeitsunfähigkeit ohne Diagnose sowie Abmahnungen und Gegendarstellungen. Eine gesetzliche Definition des Inhalts existiert nicht, der Umfang ergibt sich aus § 83 BetrVG und dem Erforderlichkeitsgrundsatz.
Was darf nicht in die Personalakte?
Diagnosen und Gesundheitsdaten, private Notizen von Führungskräften, Antworten auf unzulässige Bewerbungsfragen wie Schwangerschaft oder Religionszugehörigkeit, unbelegte Vorwürfe und anonyme Hinweise sowie Auswertungen aus Systemen zur Leistungsüberwachung ohne Rechtsgrundlage. Bescheinigungen der Arbeitsunfähigkeit gehören in die Akte, die zugrunde liegende Diagnose nicht.
Dürfen Mitarbeiter ihre Personalakte einsehen?
Ja, nach § 83 Abs. 1 BetrVG jederzeit und ohne Angabe von Gründen, während der üblichen Arbeitszeit. Das gilt für Papierakten und digitale Personalakten gleichermaßen. Beschäftigte dürfen Kopien anfertigen oder fotografieren, die Akte aber nicht mitnehmen. Ein Betriebsratsmitglied kann hinzugezogen werden. Das Recht besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.
Verfällt eine Abmahnung nach zwei Jahren?
Nein. Eine gesetzlich fixierte Frist existiert nicht. Ob eine Abmahnung in der Akte bleiben darf, richtet sich nach ihrer fortbestehenden Warnfunktion und nach datenschutzrechtlichen Grundsätzen. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses können ehemalige Beschäftigte die Löschung nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO verlangen, weil der Zweck entfallen ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Es gilt keine einheitliche Frist, sondern eine Kombination aus mehreren. Lohn und Entgeltunterlagen unterliegen steuerrechtlichen Fristen von sechs Jahren, Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahren, Vertragsunterlagen nach Beendigung in der Regel drei Jahren. Für Abmahnungen und Beurteilungen bestehen keine gesetzlichen Fristen. Maßgeblich ist die jeweils längste einschlägige Frist.
Darf die Personalakte bei einem Wechsel innerhalb des Konzerns weitergegeben werden?
In der Regel nicht. Verschiedene Gesellschaften sind datenschutzrechtlich eigenständige Verantwortliche. Beim aufnehmenden Unternehmen ist grundsätzlich eine neue Personalakte anzulegen. Eine Übermittlung setzt eine tragfähige Rechtsgrundlage voraus und sollte nicht ohne datenschutzrechtliche Prüfung erfolgen.
Quellen
proliance 2025: § 83 Abs. 1 BetrVG Einsichtsrecht ohne Angabe von Gründen, Kopien und Fotos zulässig, keine Weitergabe der Akte im Konzern, Fortbestehen der Rechte nach dem Austritt. proliance.ai
ZEP 2026: Personalakte in Papier, digital oder hybrid mit identischen Fristen, dreijährige Aufbewahrung von Vertragsunterlagen nach Beendigung, Anforderungen an das Löschprotokoll. zep.de
NWB Datenbank 2026: Löschanspruch nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO nach Ende des Arbeitsverhältnisses, keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Abmahnungen. nwb.de
betriebsrat.de: Arbeitsgerichtliche Entscheidung zum Löschanspruch, Wegfall der Warnfunktion nach Beendigung, keine Erforderlichkeit zur Verteidigung von Rechtsansprüchen. betriebsrat.de
e-rechtsanwälte 2026: Gegendarstellung nach § 83 Abs. 2 BetrVG dauerhaft in der Akte, Auskunft nach Art. 15 DSGVO binnen eines Monats, Risiken nach Art. 82 und 83 DSGVO. e-rechtsanwaelte.de
onlinebilanz 2026: Kein automatischer Verfall von Abmahnungen, Prüfung anhand der Warnfunktion, gemeinsame Behandlung von Abmahnung und Gegendarstellung. onlinebilanz.de
dhpg 2024: LAG Baden Württemberg zur Entfernung einer Abmahnung nach Beendigung des Ausbildungsverhältnisses auf Grundlage der DSGVO. dhpg.de
