Kilometergeld vom Arbeitgeber: Wie viel Ihnen zusteht und wie Sie es richtig einfordern

0,30 Euro pro Kilometer bei Dienstfahrten. 0,38 Euro pro Kilometer für den Arbeitsweg. Das sind die Zahlen für 2026. Was die meisten nicht wissen: Ihr Arbeitgeber ist zu keiner der beiden Zahlungen gesetzlich verpflichtet. Kilometergeld vom Arbeitgeber ist eine freiwillige Leistung.

Trotzdem haben Sie Rechte, Gestaltungsmöglichkeiten und steuerliche Vorteile, die Sie kennen sollten. Ob Dienstfahrt mit dem eigenen Auto, täglicher Arbeitsweg oder Fahrtkostenzuschuss als Benefit: Dieser Artikel zeigt, was Ihnen zusteht, was Verhandlungssache ist und wie Sie das Maximum herausholen.

Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale: Der Unterschied, den die meisten verwechseln

Kilometergeld bei Dienstfahrten: Was Ihnen zusteht

Wenn Sie mit Ihrem privaten Pkw dienstlich unterwegs sind (Kundenbesuche, Meetings an anderen Standorten, Messen), kann Ihr Arbeitgeber Ihnen die Fahrtkosten steuerfrei erstatten. Der pauschale Kilometersatz liegt 2026 bei 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer für Pkw und 0,20 Euro für Motorräder (Bundesreisekostengesetz § 5 BRKG).

Rechenbeispiel: Kundenbesuch München nach Nürnberg

Einfache Strecke: 170 km. Hin und Rückweg: 340 km × 0,30 € = 102 Euro steuerfrei. Dazu kommen Parkgebühren (separat mit Beleg abrechenbar) und eventuell die Verpflegungspauschale bei Abwesenheit über 8 Stunden (16 Euro) oder über 24 Stunden (32 Euro).

Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg: Was der Arbeitgeber freiwillig zahlen kann

Für den täglichen Weg zur Arbeit gibt es keinen gesetzlichen Erstattungsanspruch. Aber: Viele Arbeitgeber bieten einen Fahrtkostenzuschuss als steuerfreie Arbeitgeberleistung oder als Benefit an. Die steuerliche Behandlung ist seit 2026 attraktiver geworden.

Rechenbeispiel: Fahrtkostenzuschuss 2026

Arbeitsweg: 25 km einfache Strecke, 15 Arbeitstage pro Monat. Berechnung: 25 km × 0,38 € × 15 Tage = 142,50 € pro Monat. Davon zahlt der Arbeitgeber 15 % Pauschallohnsteuer (21,38 €). Sie erhalten 142,50 € netto zusätzlich zum Gehalt. Das sind 1.710 Euro pro Jahr, ohne Sozialversicherungsabzüge.

Wie Sie Kilometergeld richtig einfordern

1. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag. Gibt es eine Reisekostenrichtlinie? Einen Fahrtkostenzuschuss? Eine Regelung für Dienstfahrten mit dem privaten Pkw? Wenn ja: Sie wissen, was Ihnen zusteht
2. Führen Sie ein Fahrtenbuch. Für Dienstfahrten: Datum, Start, Ziel, Zweck, Kilometer. Kein handschriftliches Buch nötig. Eine Excel Tabelle oder eine Reisekosten App reicht. Ohne Dokumentation keine Erstattung
3. Reichen Sie die Abrechnung zeitnah ein. Monatlich, spätestens quartalsweise. Viele Unternehmen haben interne Fristen. Wer 6 Monate wartet, riskiert, dass die Erstattung abgelehnt wird
4. Verhandeln Sie den Fahrtkostenzuschuss bei der Einstellung. Der Arbeitsweg ist ein gutes Argument in der Gehaltsverhandlung: „Können wir über einen Fahrtkostenzuschuss sprechen? Bei 30 km Arbeitsweg wären das 171 Euro pro Monat, pauschal versteuert mit 15 %. Für Sie als Arbeitgeber sozialversicherungsfrei." Das ist für beide Seiten günstiger als eine Gehaltserhöhung in gleicher Höhe
5. Nutzen Sie die Steuererklärung. Wenn Ihr Arbeitgeber nichts zahlt: Die Entfernungspauschale (0,38 €/km × einfache Strecke × Arbeitstage) können Sie als Werbungskosten absetzen. Die Kilometerpauschale für nicht erstattete Dienstfahrten ebenfalls

Fazit: Kilometergeld ist kein Recht. Aber ein Hebel

Kilometergeld vom Arbeitgeber ist keine gesetzliche Pflicht. Aber es ist einer der steuerlich günstigsten Benefits, die ein Arbeitgeber bieten kann: sozialversicherungsfrei, pauschal versteuert mit nur 15 %, und für den Arbeitnehmer netto wirksam. Für Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw liegt die steuerfreie Pauschale bei 0,30 Euro pro Kilometer. Für den Arbeitsweg bei 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer. Wer das Thema bei der Gehaltsverhandlung klug einbringt, kann seine Nettovergütung erhöhen, ohne dass der Arbeitgeber mehr Sozialabgaben zahlt. Und wer nichts vom Arbeitgeber bekommt, holt es sich über die Steuererklärung zurück.

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Häufig gestellte Fragen

Wie hoch ist das Kilometergeld 2026?

Kilometerpauschale für Dienstfahrten: 0,30 Euro pro Kilometer (Pkw), 0,20 Euro (Motorrad). Entfernungspauschale für den Arbeitsweg: seit 01.01.2026 einheitlich 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer (vorher: 0,30 € für die ersten 20 km, 0,38 € ab dem 21. km). Die Kilometerpauschale gilt für Hin und Rückweg, die Entfernungspauschale nur für die einfache Strecke.

Muss der Arbeitgeber Kilometergeld zahlen?

Nein. Kilometergeld vom Arbeitgeber ist eine freiwillige Leistung. Weder die Kilometerpauschale für Dienstfahrten noch der Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg sind gesetzlich vorgeschrieben. Viele Arbeitgeber erstatten Dienstfahrten aus praktischen Gründen (Mitarbeitende sollen nicht auf eigene Kosten für die Firma fahren). Ein Fahrtkostenzuschuss ist zunehmend ein Benefit zur Mitarbeiterbindung.

Ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Nicht im eigentlichen Sinne. Der Arbeitgeber kann den Fahrtkostenzuschuss pauschal mit 15 % Lohnsteuer (plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) versteuern. In diesem Fall ist der Zuschuss für den Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Das Deutschlandticket als Jobticket (§ 3 Nr. 15 EStG) kann komplett steuerfrei sein, wenn es zusätzlich zum Gehalt gewährt wird.

Kann ich Kilometergeld und Pendlerpauschale gleichzeitig nutzen?

Nicht für dieselbe Fahrt. Wenn Ihr Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg zahlt, können Sie die Pendlerpauschale nicht zusätzlich voll absetzen. Sie können nur den Differenzbetrag in der Steuererklärung geltend machen (falls die Pauschale höher ist als der Zuschuss). Die Kilometerpauschale für Dienstfahrten und die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg können dagegen parallel genutzt werden, weil sie unterschiedliche Fahrten betreffen.

Was tun, wenn der Arbeitgeber kein Kilometergeld zahlt?

Dienstfahrten: Die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen (Kilometerpauschale 0,30 €/km oder individueller Kilometersatz). Arbeitsweg: Die Entfernungspauschale (0,38 €/km × einfache Strecke × Arbeitstage) als Werbungskosten geltend machen. Bei 25 km Arbeitsweg und 220 Arbeitstagen: 25 × 0,38 × 220 = 2.090 Euro Werbungskosten, die Ihr zu versteuerndes Einkommen senken.

Quellen

ETL 2026: Fahrtkosten bei Dienstreisen, 0,30 €/km Pkw steuerfrei, individueller Kilometersatz möglich, Reisenebenkosten erstattbar. etl.de
Candis 2026: Kilometerpauschale 2026, 0,30 €/km Pkw, 0,20 €/km Motorrad, Entfernungspauschale 0,38 € ab 1. km seit 01.01.2026, Mobilitätsprämie. candis.io
SAP Concur 2026: Fahrtkostenerstattung Arbeitgeber, 0,30 €/km steuerfrei Dienstfahrt, Entfernungspauschale auf 0,38 € angehoben, Mobilitätsbenefits. concur.de
become1 2026: Fahrtkostenzuschuss 2026, einheitlich 0,38 €/km, Pauschalversteuerung 15 %, Deutschlandticket als Jobticket, Berechnung 15 Arbeitstage/Monat. become1.de
NAVIT 2026: Fahrtkostenzuschuss Berechnung, 15 % Pauschalversteuerung, Deutschlandticket 2026 (63 €), Split Pay, bis 4.500 €/Jahr. navit.com
Pleo 2026: Kilometerpauschale gesetzliche Grundlagen, § 5 BRKG, 0,20 €/km ohne erhebliches dienstliches Interesse, 0,30 € mit, Petition auf 0,40 €. pleo.io
Spendit 2026: Kilometerpauschale Dienstreisen, individueller Kilometersatz vs. Pauschale, Pendlerpauschale Unterschied, Werbungskosten absetzen. spendit.de