Inhaltsverzeichnis
Executive Search: So finden Sie Führungskräfte, die kein Jobportal der Welt Ihnen liefert
Die Führungskraft, die Ihr Unternehmen braucht, wird sich nicht bei Ihnen bewerben. Sie sitzt in einer festen Position, ist erfolgreich und hat keinen Grund, Jobportale zu durchsuchen. Laut IAB werden 65 % aller Vakanzen in Deutschland nie öffentlich ausgeschrieben. Auf C Level Ebene sind es sogar bis zu 85 %. Wer auf diesem Niveau die richtige Person finden will, braucht einen anderen Weg als eine Stellenanzeige: Executive Search.
Dieser Artikel erklärt, was Executive Search von klassischem Recruiting unterscheidet, wann er sich lohnt, wie der Prozess abläuft und warum gerade der Mittelstand davon profitiert.
Das Wichtigste in Kürze
- 65 bis 85 % der Führungspositionen werden nie öffentlich ausgeschrieben (IAB/Marktanalysen)
- Eine Fehlbesetzung auf Führungsebene kostet bis zum Dreifachen des Bruttojahreszielgehalts (Kienbaum)
- Executive Search liefert erste qualifizierte Profile in 2 bis 4 Wochen, der Gesamtprozess dauert 8 bis 16 Wochen
- Im Mittelstand wirkt sich eine Führungsfehlbesetzung stärker aus als im Konzern, weil Strukturen dünner und Abhängigkeiten größer sind
- Executive Search ist kein Recruiting, sondern ein strategisches Beratungsprojekt
Was Executive Search ist und was nicht
Executive Search ist die gezielte, diskrete Suche nach Führungskräften und Spezialisten durch Direktansprache im verdeckten Kandidatenmarkt. Anders als bei klassischem Recruiting wird nicht gewartet, bis sich jemand bewirbt. Stattdessen werden passende Persönlichkeiten identifiziert, angesprochen und für die Position gewonnen.
| Kriterium | Klassisches Recruiting | Executive Search |
|---|---|---|
| Ansatz | Reaktiv: Anzeige schalten, Bewerbungen sichten | Proaktiv: Markt analysieren, Kandidaten identifizieren und ansprechen |
| Kandidatenpool | Aktiv Suchende (ca. 25 % des Marktes) | Passive Kandidaten in festen Positionen (75 % des Marktes) |
| Diskretion | Öffentliche Stellenanzeige | Vertrauliche Suche, keine öffentliche Ausschreibung |
| Cultural Fit Prüfung | Oft oberflächlich (Lebenslauf + Gespräch) | Tiefgehend: Führungsstil, Werte, Unternehmenskultur, Persönlichkeit |
| Beratungsleistung | Vermittlung von Kandidaten | Strategische Beratung: Anforderungsprofil, Marktanalyse, Passungsdiagnostik |
| Typische Positionen | Fachkräfte, operative Rollen | Geschäftsführung, C Level, Bereichsleitung, spezialisierte Schlüsselpositionen |
| Dauer | 4 bis 8 Wochen | 8 bis 16 Wochen (bei GF Positionen) |
5 Situationen, in denen Executive Search die richtige Wahl ist
- Geschäftsführung oder C Level Position besetzen. Ob Geschäftsführer, CTO, CFO oder COO: Auf dieser Ebene funktionieren Stellenanzeigen nicht. Die Kandidaten sind in festen Positionen und müssen gezielt angesprochen werden. Diskretion ist Pflicht, weil Kunden, Partner und Mitarbeitende nicht erfahren sollen, dass ein Wechsel bevorsteht.
- Schlüsselposition im Mittelstand besetzen. Bereichsleitung, Vertriebsleitung, Leiter Finance, Head of IT. Im Mittelstand hat jede Führungsposition eine überproportionale Wirkung auf das gesamte Unternehmen. Eine Fehlbesetzung trifft hier härter als im Konzern, weil die Strukturen dünner und die Abhängigkeit von Einzelpersonen größer ist.
- Die interne Suche hat nicht funktioniert. Sie haben die Stelle ausgeschrieben, 3 Monate gewartet und keine passenden Bewerbungen erhalten. Oder die Bewerbungen, die gekommen sind, entsprechen nicht dem Niveau. Executive Search erschließt den Teil des Marktes, den Sie mit einer Anzeige nicht erreichen.
- Nachfolge planen. Der Gesellschafter zieht sich zurück, eine Führungskraft geht in den Ruhestand, die nächste Generation ist noch nicht bereit. Nachfolgeprozesse erfordern Vorlauf und Diskretion. Executive Search beginnt oft 6 bis 12 Monate vor dem eigentlichen Wechsel.
- Transformation oder Restrukturierung. Wenn das Unternehmen neue Kompetenzen braucht, die intern nicht vorhanden sind: Digitalisierung, Internationalisierung, KI, ESG. Executive Search findet die Persönlichkeiten, die Wandel nicht nur verstehen, sondern umsetzen können.
Was können wir für Sie tun?
Wählen Sie aus, was am besten zu Ihrem Anliegen passt.
Fachkräfte finden
Wir besetzen Ihre offenen Positionen
HR Beratung
Recruiting Strategie, Employer Branding & mehr
Details zur Position
Damit wir gezielt suchen können.
Wie erreichen wir Sie?
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden. Versprochen.
So läuft ein Executive Search Prozess ab
| Phase | Dauer | Was passiert |
|---|---|---|
| 1. Briefing & Anforderungsprofil | Woche 1 bis 2 | Tiefgehende Analyse: Was braucht das Unternehmen? Fachlich, kulturell, strategisch, persönlich. Erwartungen der Gesellschafter klären. Marktanalyse erstellen |
| 2. Research & Identifikation | Woche 2 bis 4 | Talent Mapping: Wer kommt in Frage? Branche, Region, Wettbewerber systematisch durchleuchten. Longlist erstellen (10 bis 20 Profile) |
| 3. Direktansprache | Woche 3 bis 6 | Diskrete, persönliche Ansprache der identifizierten Kandidaten. Interesse wecken, erste Gespräche führen, Motivation und Wechselbereitschaft prüfen |
| 4. Vorauswahl & Shortlist | Woche 5 bis 8 | Strukturierte Interviews, Persönlichkeitsanalyse, Referenzprüfung. Shortlist mit 3 bis 5 Kandidaten, die fachlich und kulturell passen |
| 5. Vorstellung & Kennenlernen | Woche 8 bis 12 | Persönliche Vorstellung bei Gesellschaftern und Führungsteam. Begleitung der Bewerbungsgespräche, Moderation und Feedback |
| 6. Verhandlung & Onboarding | Woche 10 bis 16 | Vertragsverhandlung begleiten, Onboarding vorbereiten, 100 Tage Plan erstellen |
💡 Warum der Prozess 8 bis 16 Wochen dauert
Executive Search braucht Zeit, weil die Kandidaten nicht auf dem Markt sind. Sie müssen identifiziert, angesprochen und überzeugt werden. Das erfordert mehrere Gesprächsrunden, Vertrauensaufbau und Diskretion. Wer den Prozess beschleunigen will, riskiert Kompromisse bei der Qualität. Und ein Kompromiss auf Geschäftsführer Ebene kostet schnell sechsstellige Beträge. Bei Fast Match liegen erste qualifizierte Profile in der Regel nach 2 bis 3 Wochen vor, aber wir raten dringend davon ab, die Auswahlphase zu verkürzen.
Warum der Mittelstand besonders profitiert
- Fehlbesetzungen wiegen schwerer: Im Konzern kann eine Führungsebene eine Fehlbesetzung auffangen. Im Mittelstand mit flachen Hierarchien gibt es kein Sicherheitsnetz. Die Wirkung ist direkt und sofort spürbar, im Team, bei Kunden, im Ergebnis
- Konzerne haben eigene Recruiting Abteilungen: Große Unternehmen beschäftigen interne Recruiter, Talent Acquisition Manager und eigene Executive Search Teams. Der Mittelstand hat das in der Regel nicht. Executive Search gleicht diesen Nachteil aus
- Führungskräfte müssen „anders ticken": Im Mittelstand brauchen Führungskräfte unternehmerisches Denken, Hands on Mentalität und die Fähigkeit, mit begrenzten Ressourcen Ergebnisse zu liefern. Ein Konzernmanager, der gewohnt ist, mit 50 Mitarbeitenden und 5 Millionen Budget zu arbeiten, scheitert oft in einem Umfeld mit 10 Mitarbeitenden und keinem Budget. Executive Search prüft genau diese Passung
- Die Arbeitgebermarke ist weniger bekannt: Ein Mittelständler in Pforzheim hat nicht die Strahlkraft von Siemens oder BMW. Führungskräfte müssen aktiv vom Unternehmen überzeugt werden. Das ist die Kernkompetenz eines Executive Search Prozesses: nicht nur finden, sondern auch gewinnen
Was Executive Search kostet und warum es sich rechnet
Executive Search ist eine Investition, keine Kostenstelle. Die typischen Honorare liegen bei 25 bis 33 % des Bruttojahreszielgehalts der zu besetzenden Position. Bei einem Geschäftsführer mit 180.000 Euro Bruttojahreszielgehalt sind das 45.000 bis 60.000 Euro.
Das klingt nach viel. Aber rechnen Sie die Alternative:
| Szenario | Kosten |
|---|---|
| Executive Search (einmalig, erfolgreiche Besetzung) | 45.000 bis 60.000 € |
| Fehlbesetzung auf GF Ebene (1,5 bis 3x Bruttojahreszielgehalt) | 270.000 bis 540.000 € |
| 6 Monate Vakanz auf Führungsebene (Produktivitäts und Opportunitätsverlust) | 100.000 bis 200.000 € |
| Stellenanzeige + eigene Suche + Fehlbesetzung + erneute Suche | Oft teurer als Executive Search |
Die Frage ist nicht „Können wir uns Executive Search leisten?" Die Frage ist „Können wir uns eine Fehlbesetzung leisten?" Bei den meisten Mittelständlern lautet die Antwort: nein.
5 Fehler, die Unternehmen bei der Beauftragung machen
- Den günstigsten Anbieter wählen. Executive Search ist Qualitätsarbeit. Wer nach dem niedrigsten Honorar entscheidet, bekommt in der Regel eine Datenbank Suche statt echter Direktansprache. Das ist kein Executive Search, sondern Recruiting mit einem teuren Etikett.
- Das Anforderungsprofil nicht gründlich erarbeiten. „Wir suchen jemanden wie den Vorgänger, nur besser" ist kein Profil. Ein guter Executive Search Prozess investiert Tage in das Briefing: Was muss die Person können? Welchen Führungsstil brauchen wir? Welche Führungskultur herrscht im Unternehmen? Was sind die Erwartungen der Gesellschafter?
- Zu wenig Zeit einplanen. „Wir brauchen den neuen GF in 4 Wochen" ist unrealistisch. Qualitativ guter Executive Search braucht 8 bis 16 Wochen. Wer unter Zeitdruck steht, sollte parallel einen Interims Geschäftsführer einsetzen.
- Intern nicht committen. Wenn der Gesellschafter 3 Wochen braucht, um Shortlist Kandidaten zu treffen, oder wenn das Führungsteam keine Zeit für Gespräche hat, scheitert auch der beste Suchprozess. Executive Search erfordert Commitment auf Auftraggeberseite.
- Cultural Fit ignorieren. Fachlich passen viele Kandidaten. Die Frage ist: Passt die Person zur Inhaberfamilie, zum Team, zur Unternehmenskultur? Wer Cultural Fit nicht prüft, produziert Fehlbesetzungen. Und die sind auf Führungsebene am teuersten.
Fazit: Die wichtigsten Positionen verdienen den besten Suchprozess
Führungskräfte, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen, finden Sie nicht auf StepStone. Sie finden Sie durch gezielte Direktansprache, tiefgehende Marktanalyse und einen Auswahlprozess, der über den Lebenslauf hinausgeht. Executive Search ist keine Luxusleistung für Konzerne. Es ist die wirtschaftlich klügste Methode, um die eine Person zu finden, die den Unterschied macht.
Fast Match führt Executive Search für den Mittelstand durch. Wir kennen die Anforderungen, verstehen die Kultur inhabergeführter Unternehmen und haben ein Netzwerk an Führungspersönlichkeiten, die im Mittelstand arbeiten wollen. Ob Geschäftsführer, Bereichsleiter oder Leiter Finance. In München, Frankfurt, Berlin oder bundesweit.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Executive Search und Headhunting?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, aber es gibt einen Unterschied in der Tiefe. Headhunting bezeichnet die Direktansprache von Kandidaten. Executive Search umfasst darüber hinaus die strategische Beratung: Anforderungsprofil erarbeiten, Marktanalyse durchführen, Passungsdiagnostik und Onboarding Begleitung. Executive Search ist ein Beratungsprojekt, Headhunting ist eine Suchmethode.
Was kostet Executive Search?
Typisch sind 25 bis 33 % des Bruttojahreszielgehalts der zu besetzenden Position. Bei einem Geschäftsführer mit 180.000 Euro Bruttojahreszielgehalt sind das 45.000 bis 60.000 Euro. Die Investition amortisiert sich, wenn eine einzige Fehlbesetzung vermieden wird, die laut Kienbaum bis zum Dreifachen des Jahresgehalts kosten kann.
Wie lange dauert ein Executive Search Prozess?
Typischerweise 8 bis 16 Wochen vom Briefing bis zur Vertragsunterschrift. Erste qualifizierte Profile liegen in der Regel nach 2 bis 4 Wochen vor. Bei besonders spezialisierten Positionen oder internationaler Suche kann der Prozess auch 4 bis 6 Monate dauern.
Für welche Positionen lohnt sich Executive Search?
Für alle Positionen, bei denen eine Fehlbesetzung existenzbedrohend oder sehr teuer wäre: Geschäftsführung, Vorstände, Bereichsleitung, Abteilungsleitung (Vertrieb, Finance, IT, HR), spezialisierte Schlüsselpositionen und Nachfolgesituationen. Die Faustregel: Wenn das Bruttojahreszielgehalt über 100.000 Euro liegt, ist Executive Search fast immer der sicherere Weg.
Warum finde ich über Stellenanzeigen keine Führungskräfte?
Weil die besten Führungskräfte nicht aktiv suchen. Sie sind in festen Positionen, zufrieden und werden nicht von Stellenanzeigen erreicht. 65 bis 85 % der Führungspositionen werden über den verdeckten Stellenmarkt besetzt, also über Netzwerke, Empfehlungen und Direktansprache. Wer nur Stellenanzeigen schaltet, erreicht bestenfalls 15 bis 25 % des relevanten Marktes.
Quellen
IAB (Institut für Arbeitsmarktforschung): 65 % aller Vakanzen in Deutschland werden nie öffentlich ausgeschrieben, auf C Level bis 85 %. tagesspiegel.de
Kienbaum Management Consultants: Fehlbesetzungskosten auf Führungsebene bis zum 3 Fachen des Bruttojahreszielgehalts. kienbaum.com
ManpowerGroup 2025/2026: 86 % der deutschen Unternehmen kämpfen um Talente, Absprungraten bis 30 %. manpowergroup.de
Gallup Engagement Index 2025: 70 % der Bindungsvarianz durch Vorgesetzten, 10 % emotionale Bindung. gallup.com
OpenPR / The Boardroom 2026: Verdeckter Executive Markt gewinnt an Dominanz, Sichtbarkeit durch Positionierung statt Bewerbung. openpr.de
Personalberatung Mittelstand: Executive Search als strategischer Beratungsprozess, Unterschied zur Stellenvermittlung. personalberatung-mittelstand.de
Xing Bewerbungsreport 2025: Durchschnittliche Time to Hire 70 Tage, IT 87 Tage. haufe.de
